Privacy statement

Privacy Statement der L.P.S.V. „Aesculapius”
Laatst gewijzigd op: 23-05-2018

De Leidsche Pharmaceutische Studenten-Vereeniging „Aesculapius” (hierna L.P.S.V. „Aesculapius”) draagt grote zorg voor goede beveiliging en zorgvuldige verwerking van uw persoonsgegevens. Hierbij houden wij ons aan de voorwaarden gesteld in de Europese privacywet, beter bekend als de ‘General Data Protection Regulation’ (GDPR). Heeft u na het lezen van de onderstaande informatie nog vragen, neem dan contact op met de verantwoordelijke binnen het bestuur via praeses@aesculapius.nl.

Vastlegging en beveiliging van gegevens

De L.P.S.V. „Aesculapius” verwerkt verscheidene persoonsgegevens van haar leden en bezoekers van de website. Wij zijn bij wet verplicht om op de juiste manier met deze gegevens om te gaan.

Alle online gegevens zijn versleuteld zodat enkel geautoriseerde personen toegang hebben tot de gegevens. Wie dit zijn staat  verderop beschreven. In sommige gevallen slaat de L.P.S.V. „Aesculapius” gegevens op in een of meer eigen bestanden. Wanneer dit aan de orde is zijn deze bestanden wederom streng versleuteld middels een wachtwoord. Papieren met daarop persoonsgegevens worden altijd opgeborgen in afgesloten kasten.

Welke gegevens verzamelen wij?

Klikgedrag
De L.P.S.V. „Aesculapius” verzamelt gegevens over het klikgedrag van websitebezoekers, alsmede informatie over de gebruikte apparatuur en informatie over het verblijf op de site.. De informatie is geanonimiseerd en is niet te herleiden tot de identiteit van de websitebezoeker. De verzamelde gegevens worden uitgezet in statistieken waarmee de effectiviteit van aangeboden informatie, alsmede de navigatiestructuur worden beoordeeld. Het doel hiervan is het optimaliseren van de inrichting van de website, zodat de L.P.S.V. „Aesculapius” haar dienstverlening kan optimaliseren.

Persoonsgegevens
Wanneer iemand zich inschrijft als lid, alumnus, Vriend of Donateur van de L.P.S.V. „Aesculapius” dienen de volgende persoonsgegevens verplicht doorgegeven te worden: voornaam, voorletters, achternaam, adres, postcode, woonplaats, nationaliteit, e-mailadres, geboortedatum, geslacht en IBAN. Deze gegevens worden gebruikt voor onze ledenadministratie, het incasseren van de contributie/vrijwillige bijdrage, het versturen van het verenigingsblad en de digitale nieuwsbrief, online inschrijvingen voor activiteiten, om toegang te bieden tot de webshop en voor het versturen van overige poststukken.

Inschrijfformulieren
Wanneer een lid zich inschrijft voor een activiteit worden wederom de eerdergenoemde gegevens verzameld. Dit is ten eerste voor het kunnen uitvoeren van eventuele incasso’s, het versturen van updates over het evenement en het eventueel indelen van deelnemende personen in groepen. Het tweede doel is de controle van lidmaatschap. Door de gegevens opnieuw in te vullen, kan worden geverifieerd dat de persoon in kwestie daadwerkelijk lid is. Op elk inschrijfformulier geeft een persoon toestemming voor het verwerken van de gegevens.

Wie heeft toegang tot uw gegevens?

Met externe partijen die persoonsgegevens verwerken die vanuit „Aesculapius” komen is een verwerkingsovereenkomst getekend met betrekking tot het verwerken deze persoonsgegevens. Hierdoor kunnen deze partijen de gegevens alleen voor de beoogde doelen gebruiken en moeten deze vervolgens weer verwijderd worden. De voornaamste partijen zijn:

Bestuur
Het bestuur der L.P.S.V. „Aesculapius” heeft toegang tot alle ingevoerde persoonsgegevens en statistieken. Dit wordt gedaan om een goed overzicht te houden van de ledenpopulatie, het uitvoeren van incasso’s, het benaderen van personen voor commissies, registratie voor activiteiten, verificatie van lidmaatschap en het versturen van (digitale) poststukken.

Commissies
Wanneer een commissie activiteiten organiseert waarvoor inschrijvingen nodig zijn, heeft naast het bestuur ook de commissie toegang tot de benodigde persoonsgegevens voor het registreren van deelnemers, het maken van groepsindelingen, het toesturen van informatie en verificatie van het lidmaatschap.

K.N.P.S.V.
Leden van de L.P.S.V. „Aesculapius” zijn automatisch ook lid van de Koninklijke Nederlandse Pharmaceutische Studentenvereniging (K.N.P.S.V.). De L.P.S.V. „Aesculapius” verstrekt eenmaal per jaar de naam het e-mailadres van alle leden aan de K.N.P.S.V., zodat ook zij een goede ledenadministratie kan onderhouden.

MailChimp
MailChimp is het programma dat gebruikt wordt voor onze digitale mailings, zoals de weekmail. Hier worden niet-anonieme klikgegevens verzameld, zodat inzicht verkregen kan worden in de respons op bepaalde links in de mailings.

Webhost
Wij maken gebruik van een online ledenbestand dat daardoor ook toegankelijk is voor onze webhost (JABS Internet Solutions). Dit is nodig zodat deze partij eventuele problemen met accounts van leden kan oplossen. Daarnaast heeft de webhost toegang tot de websitestatistieken om het functioneren van de website te monitoren en eventueel te kunnen verbeteren.

Conscribo
Conscribo is een boekhoudprogramma gebruikt wordt om overzicht te houden over onze financiën. Het gaat om een applicatie van een extern bedrijf, dat in het geval van storing toegang heeft tot het systeem. Om eventuele problemen op te lossen kunnen zij inzicht krijgen in de naam en IBAN die gekoppeld zijn aan transacties.

Overig
Voor individuele activiteiten kunnen er andere partijen worden betrokken dan hierboven beschreven. Wanneer deze partijen persoonsgegevens ontvangen, zal hier op het inschrijfformulier toestemming van de deelnemer voor worden gevraagd. Daarnaast wordt er een verwerkersovereenkomst getekend, zoals bij de vaste partners ook het geval is.

Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

Wij zullen alle gegevens die een lid indient bewaren tot maximaal twee jaar na het beëindigen van het lidmaatschap. Papieren machtigingen worden tot maximaal tien jaar bewaard, zoals bij wet bepaald.

Wat zijn uw rechten?

Inzage/rectificatie
U heeft ten alle tijden het recht om de door de L.P.S.V. „Aesculapius” bewaarde gegevens in te zien en om rectificatie aan te vragen wanneer er iets niet klopt in de administratie. U kunt een overzicht van uw gegevens opvragen bij het bestuur via praeses@aesculapius.nl of u kunt het op de bestuurskamer (Einsteinweg 55, 2333 CC Leiden) in komen zien.

Bezwaar/klachten
U heeft volgens de wet het recht om bezwaar te maken tegen het verzamelen van gegevens en om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens wanneer u dit nodig acht. Wanneer u het niet eens bent met het verzamelen van essentiële gegevens voor het lidmaatschap, kunt u het bestuur benaderen via praeses@aesculapius.nl. Wanneer er geen oplossing gevonden kan worden voor de situatie, zal het lidmaatschap per direct beëindigd worden.

Vergeten
Volgens de nieuwe GDPR heeft ieder persoon het recht om vergeten te worden. De originele bron van de gegevens zal blijven bestaan, maar informatie waarmee een individu te identificeren is zal worden verwijderd. Op deze manier bestaat er geen link meer tussen het individu en bepaalde informatie. Ook in dit geval zal het eventuele lidmaatschap per direct worden beëindigd .

Overdracht
U heeft ook het recht op overdracht van gegevens. Wanneer u zich bij een andere instantie inschrijft, kunt u een instantie die reeds over deze gegevens beschikt verzoeken om benodigde gegevens te verstrekken. Op deze manier hoeft u niet opnieuw alle gegevens door te geven. In dit geval zal u een Excel bestand ontvangen met uw gegevens die bekend zijn bij de partij die de gegevens verstrekt. 

Verstrekking van gegevens

Wanneer een persoon niet instemt met het verstrekken van gegevens die nodig zijn voor de ledenadministratie, kan deze persoon geen lidmaatschap verkrijgen. De L.P.S.V. „Aesculapius” behoudt zich het recht om een inschrijving te weigeren wanneer de benodigde gegevens niet worden verstrekt.